Σε αυτό το άρθρο θα μοιραστούμε κάποιες εύκολες καθημερινές πρακτικές λύσεις που θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε όλες αυτές τις καθημερινές λεπτομέρειες οι οποίες στο τέλος του μήνα θα κάνουν εύκολο να έχετε όλα όσα χρειάζονται συγκεντρωμένα σε ένα σημείο. Με αυτό τον τρόπο θα μπορέσετε να:
- Γλιτώσετε χρόνο,
- Βοηθήσετε τους συνεργάτες και τον λογιστή / τη λογίστριά σας,
- Συνεισφέρετε μακροπρόθεσμα στην κερδοφορία και την ανάπτυξη της επιχείρησής σας.
Οικονομικές Συναλλαγές και Υποχρεώσεις
Όσο απλό και εύκολο είναι να έχουμε τακτοποιημένες τις καθημερινές μας συναλλαγές, όταν προστίθενται όλες οι υπόλοιπες υποχρεώσεις και τα έκτακτα της καθημερινότητάς μας τα πράγματα δυσκολεύουν.
Επιπρόσθετα, κάτι που ξεχνάμε συχνά είναι το κατά πόσο η σωστή καθημερινή διαχείριση των οικονομικών μας επηρεάζει μακροπρόθεσμα τα έξοδα και την κερδοφορία μας.
Στην ελληνική οικονομία ισχύει μία μεγάλη αλήθεια: Παίζουμε σε ένα παιχνίδι με αμέτρητους κανόνες και παρακλάδια που πολλές φορές δε γνωρίζουμε καν ότι υπάρχουν. Αυτό είναι ένα γεγονός το οποίο χρειάζεται να αποδεχτούμε. Δε χρειάζεται όμως να το φορτωθούμε ως ένα ακόμα βάρος στις πλάτες μας.
Η εμπειρία έχει δείξει ότι για να βγαίνουμε όσο το δυνατόν πιο κερδοφόροι μέσα από αυτό το παιχνίδι χρειάζεται να έχουμε:
- Σωστή καταγραφή των εσόδων και των εξόδων μας,
- Έξυπνη διαχείρισή τους,
- Μία ειλικρινή και ανοιχτή επικοινωνία με τον λογιστή της επιχείρησής μας.
Αυτά είναι τα βασικά χαρακτηριστικά που κάνουν συνήθως τη διαφορά. Το μόνο που έχουμε να επιλέξουμε στο τέλος είναι αν θέλουμε να είμαστε επαγγελματίες που αναπτύσσονται σταθερά με την πάροδο των χρόνων ή να τα βγάζουμε απλά πέρα κάθε μήνα.
Κρατήστε ημερολόγιο
Κατά προτίμηση χειρόγραφο. Φροντίστε να έχετε δίπλα σας ένα σημειωματάριο στο οποίο να σημειώνετε όλα όσα συνέβησαν μέσα στην ημέρα. Πληρωμές που κάνατε, εισπράξεις πελατών, νέες συμφωνίες. Όλα όσα συμβαίνουν μέσα στην ημέρα και πάνω στην ταχύτητα σκέφτεστε: “Να θυμηθώ να το γράψω στη συνέχεια, για να μην το ξεχάσω.”
Δημιουργήστε έναν φάκελο “Της Καθημερινότητας”
Τόσο σε φυσική μορφή, όσο και στον υπολογιστή σας. Ο σκοπός του φακέλου αυτού είναι να πετάτε μέσα σε αυτόν όσα δεν προλαβαίνετε να ταξινομήσετε εκείνη τη στιγμή. Αποδείξεις, τιμολόγια, σημαντικά έγγραφα που θα σας χρειαστούν.
Στη συνέχεια, ορίστε μία συγκεκριμένη ημέρα και ώρα της εβδομάδας όπου θα τακτοποιήσετε όλα όσα υπάρχουν σε αυτούς τους φακέλους (του υπολογιστή και της φυσικής μορφής) στα σημεία που χρειάζεται να βρίσκονται. Έτσι, όταν είναι η ώρα να παραδώσετε στον λογιστή / στη λογίστριά σας τα έγγραφα που χρειάζονται, δε θα αγχώνεστε μήπως αφήσατε κάποιο τιμολόγιο στο αυτοκίνητο ή μέσα σε κάποια τσάντα.
Βάλτε ημερομηνία (στα πάντα)
Όπως και να το κάνουμε, οι λογιστικές και φορολογικές μας υποχρεώσεις πάνε πάντα μαζί με μία καταληκτική ημερομηνία. Τι καλύτερο, από το να βάλετε όλες αυτές τις ημερομηνίες στην ατζέντα σας ώστε να μη χάσετε καμία.
Μπορείτε μάλιστα να βάλετε μία υπενθύμιση, λίγες ημέρες πριν από κάθε καταληκτική ημερομηνία.
Να θυμάστε: Είμαστε άνθρωποι μέσα σε μία απαιτητική καθημερινότητα. Όση περισσότερη βοήθεια προσφέρουμε στον εαυτό μας, τόσο το καλύτερο.
Στο τέλος της ημέρας
Όσο κουραστικό κι αν φαίνεται εκείνη τη στιγμή που θέλετε να κλείσετε τα πάντα και να γυρίσετε σπίτι, θα δείτε μεγάλη διαφορά σε βάθος χρόνου αν αφιερώσετε λίγη ώρα για να συγκεντρώσετε όσα συνέβησαν μέσα στην ημέρα.
Μην έχετε κατά νου μόνο τις οικονομικές σας συναλλαγές εδώ. Κάντε μία ανασκόπηση της ημέρας:
- Ποιες εργασίες ολοκληρώσατε;
- Αφήσατε εκκρεμότητες για αύριο; Ποιες είναι αυτές;
- Τι πήγε καλά και τι όχι; Μην επικεντρωθείτε μόνο σε όσα δεν πήγαν καλά. Συνηθίζουμε να το κάνουμε αυτό. Χαρείτε για τις μικρές νίκες της ημέρας και σκεφτείτε τι θα μπορούσε να πάει καλύτερα την επόμενη φορά για τις μικρές ήττες.
- Τι είναι απαραίτητο να τακτοποιήσετε από σήμερα και δεν μπορεί να αναβληθεί για αύριο;
Μείνετε ενημερωμένοι
Τα τελευταία χρόνια οι αλλαγές στο κομμάτι των λογιστικών και φορολογικών υποχρεώσεων μιας επιχείρησης είναι έντονες. Αυτό ενέχει πάντα τον κίνδυνο να χάσουμε κάποια εξέλιξη και στο τέλος να μας χτυπήσει την πόρτα κάποια εισφορά ή πρόστιμο το οποίο δεν υπολογίζαμε.
Το μόνο σίγουρο είναι ότι, μέσα σε όλα όσα έχουμε να κάνουμε ως επαγγελματίες, δεν μπορούμε να έχουμε πάντα κατά νου να ελέγξουμε και τις τελευταίες φορολογικές εξελίξεις της οικονομίας μας. Από την άλλη, ο τεράστιος όγκος πληροφοριών που κυκλοφορεί στο διαδίκτυο δε διευκολύνει καθόλου στο να γνωρίζουμε ποια από τις αλλαγές που ανακοινώνονται ισχύει για εμάς, καθώς και το κατά πόσο μας επηρεάζει.
Σε αυτό το σημαντικό σημείο έχει σημασία να εμπιστευθούμε τον λογιστή / τη λογίστριά μας και να ακολουθούμε πιστά τις ενημερώσεις του, οι οποίες είναι πάντα προσωποποιημένες στις δικές μας ανάγκες.
Ο Λογιστής / Η Λογίστριά μας δεν είναι μόνο η απόδοση του Φ.Π.Α.
Είναι φυσιολογικό να έχουμε συσχετίσει τον λογιστή / τη λογίστριά μας με τη συγκέντρωση των εξόδων μας και την απόδοση των απαραίτητων φόρων μέσα στο έτος. Είναι σημαντικό όμως να γνωρίζουμε ότι, όταν δημιουργούμε την κατάλληλη σχέση, μπορεί να εντοπίσει για εμάς όλες εκείνες τις ευκαιρίες που θα μας βοηθήσουν να αναπτυχθούμε οικονομικά.
Κάποια άλλα σημαντικά ζητήματα στα οποία μπορεί να σας εξυπηρετήσει ο λογιστής / η λογίστριά σας είναι:
- Κατά πόσο η απόσβεση είναι σωστή για όλα τα περιουσιακά στοιχεία με τον πιο παραγωγικό τρόπο.
- Εάν δομή της επιχείρησής σας είναι αποδοτική τώρα και μακροπρόθεσμα.
- Το σημαντικότερο: Πώς τα ψιλά γράμματα στις πιο πρόσφατες αλλαγές στη φορολογική νομοθεσία σας επηρεάζουν, και εάν υπάρχουν ευκαιρίες λόγω της νομοθεσίας. Ο λογιστής σας οφείλει να έχει βαθιά γνώση των θεμάτων αυτών.
Οι περιορισμένοι πόροι μίας μικρής επιχείρησης δεν είναι απαραίτητο να αποτελούν ανασταλτικό παράγοντα ανάπτυξης. Αντιθέτως, όταν τεθούν σε σωστές προτεραιότητες, μπορείτε αυτομάτως να γνωρίζετε που θα διαθέσετε τους πολύτιμούς σας πόρους.
Σε μια αβέβαιη οικονομία χρειάζεστε την κατάλληλη πληροφόρηση και καθοδήγηση ώστε να ανταπεξέλθετε και να συνεχίσετε να κάνετε το επάγγελμα που σας αρέσει με βιώσιμο και κερδοφόρο τρόπο.
Στο τέλος όλων, αναφορικά με τη συνεργασία που έχετε με τον λογιστή / τη λογίστριά σας, η προτεραιότητα είναι να επικοινωνήσετε ανοιχτά τους στόχους, τα όνειρα και την αλήθεια σας. Είναι ο μόνος τρόπος για να αξιοποιήσετε στο έπακρον όλα όσα μπορεί να σας προσφέρει.
Λογιστικό Γραφείο Μουρούτσου Ιωάννα
